Při uplatňování cestovních náhrad vycházíme z toho, jaký automobil byl pro služební cestu použit.
- Firemní vozidlo Jestliže zaměstnanci dáte k dispozici na služební cestu firemní automobil, nemá nárok na žádné náhrady za použití vozidla. Pokud však bude hradit pohonné hmoty ze svých zdrojů, pak má nárok na proplacení těchto výdajů.
- Soukromé vozidlo Pokud zaměstnance požádáte, aby jel na služební cestu vlastním autem, vzniká mu dle § 157 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, nárok nejen na proplacení spotřebované pohonné hmoty, ale i na základní náhradu stanovenou sazbou za 1 km jízdy (tj. příspěvek na amortizaci vozu). Amortizace je nákladem firmy.
Zaměstnanci
Pro zaměstnance je to osvobozený příjem. Zaměstnanec dostává peníze za to, že tento vůz využil pro zaměstnavatele. V případě, že zaměstnanec pojede na pracovní cestu automobilem, může požadovat proplacení pohonných hmot v cenách, za které je skutečně zakoupil, pokud k vyúčtování služební cesty předloží doklad o nákupu. Z dokladu musí být zřejmé, že nákup PHM má časovou souvislost s pracovní cestou, tedy že nákup proběhl v přiměřené době před pracovní cestou nebo během ní. Pokud zaměstnanec tankoval během služební cesty vícekrát, předloží více nákupních dokladů. Cena pro účely vyplacení cestovní náhrady se pak vypočítá aritmetickým průměrem z doložených dokladů.
Další možností je vypočítat cestovní náhrady za uskutečněnou pracovní cestu bez dokládání dokladů za natankované pohonné hmoty. V takovém případě se pro výpočet použije průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená vyhláškou. Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) stanovuje vždy k 1. lednu vyhláškou průměrné ceny pohonných hmot na daný kalendářní rok. Pokud se však stane, že během roku dojde k nárůstu či snížení ceny PHM alespoň o 20 %, může MPSV vydat aktualizaci vyhlášky v mimořádném termínu.
Výpočet cestovní náhrady
Na základě skutečně doložených výdajů za PHM:
Počet ujetých km × průměrná spotřeby dle technického průkazu použitého vozidla × doložená cena PHM
Na základě průměrné ceny PHM stanovené vyhláškou pro daný rok:
Počet ujetých km × průměrná spotřeby dle technického průkazu použitého vozidla × průměrná cena PHM dle vyhlášky.
Vyhláška a sazby pro rok 2022
Vyhláška MPSV určuje také sazbu náhrady za používání automobilu. Jedná se o takzvaný příspěvek na amortizaci vozu.
Sazba základní náhrady pro rok 2022 za 1 km jízdy činí:
- 1,30 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek,
- 4,70 Kč u osobních automobilů,
- 9,40 Kč u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů. Při použití přívěsu se sazba základní náhrady za 1 km zvyšuje nejméně o 15 %.
