Datová schránka je jednoduchý nástroj pro komunikaci s úřady. A nejen s nimi.
Můžete si ji představit jako svou e-mailovou schránku, ale s jedním rozdílem. Když odešlete zprávu z datovky, úřady ví s jistotou, že jste to opravdu vy. Pro stát je datová schránka oficiální kanál, přes který s vámi může komunikovat. Může vám do ní posílat různá oznámení nebo výzvy.
Datové schránky zřizuje zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Kdo má datovou schránku?
Část uživatelů má datovku povinně, část dobrovolně.
Povinně ji mají:
- Všechny podnikající právnické osoby. Pokud založíte například s. r. o., automaticky získáte datovou schránku.
- Některé fyzické osoby. Advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, znalci, soudní tlumočníci,
překladatelé a statutární auditoři.
Všichni ostatní si mohou datovou schránku založit dobrovolně. Nejjednodušší je požádat o založení online, k tomu budete potřebovat jen identitu občana (například bankovní identitu nebo eObčanku). Můžete se ale také zastavit na Czech POINTU s občankou v ruce.
1. ledna 2023 nabyl účinnosti zákon č. 261/2021 Sb. Ten přidává další subjekty, které získají datovku automaticky. Týká se to všech podnikatelů (včetně živnostníků), různých nadací a spolků.
Přehled všech, komu stát automaticky zřídil datovku:
- podnikající fyzické osoby (typicky živnostníci)
- právnické osoby zapsané v těchto rejstřících:
- obchodní rejstřík (platí už dnes)
- spolkový rejstřík
- nadační rejstřík
- rejstřík ústavů
- rejstřík společenství vlastníků jednotek
- rejstřík obecně prospěšných společností
Možná si říkáte, že vám může být jedno, jestli datovku máte, nebo ne. Ale to není pravda. Každý, kdo má datovou schránku, musí s úřady komunikovat elektronicky.
Jestli jste tedy živnostník a doteď jste podávali daňové přiznání papírově, od příštího roku musíte podávat online. Nemusíte ale běžet na poštu a datovou schránku zakládat.
Všem, kdo ji mají povinně, vznikne automaticky. Přístupové údaje vám přijdou doporučeným dopisem.
Příklad:
V roce 2023 zakládáte s. r. o. Jako podnikající právnická osoba musí mít datovku. Vy ale nemusíte žádat. Datovou schránku vám automaticky zřídí Ministerstvo vnitra. Vygeneruje vám přístupové údaje, které vám přijdou poštou. Většinou dorazí během 3 až 5 pracovních dní.
Jestli už se chytáte za hlavu, zkusíme vás alespoň trochu uklidnit. Datová schránka opravdu není žádný pekelný nástroj. Naopak: Usnadní vám podnikání.
Jaké jsou její plusy?
- Zdarma komunikujete se státními institucemi. Od finančního úřadu po ČSSZ.
- Ihned po odeslání zprávy si můžete stáhnout doručenku.
- Veškerou komunikaci s úřady vidíte na jednom místě.
- Schránka je jednoduchá a přehledná.
- Zpráva od vás úřadům se považuje za doručenou ve chvíli, kdy dorazí příjemci (tedy prakticky
okamžitě). Výhoda pro ty, kdo posíláte přiznání na poslední chvíli.
Datová schránka vám ušetří i několik hodin času. Například přiznání k dani z příjmů fyzických osob byste bez datovky museli vytisknout, podepsat a osobně zanéstna finanční úřad nebo na poštu. S datovkou jen vyplníte a odešlete.
Stejně snadno podáte i přehledy o příjmech OSVČ pro zdravotní pojišťovnu a OSSZ. Ušetříte si tak cestu na tři různá místa nebo čekání na poště. Ihned po odeslání se vám vygeneruje doručenka. Stáhněte si ji a uložte pro případné neshody.
Pozor na fikci doručení
Zákony myslí na to, aby majitelé datovek záměrně neignorovali zprávy od úřadů. Jakákoliv zpráva se proto považuje za doručenou, jakmile se do datovky přihlásíte. Nemusíte zprávu ani otevřít.
A co když se nepřihlásíte? Od okamžiku doručení běží 10denní lhůta. 10. den se pak zpráva považuje za doručenou. Tomu říkáme „fikce doručení“. Proto datovou schránku pravidelně kontrolujte. Není to těžké – můžete si nastavit, aby vám přišlo upozornění na e-mail, kdykoliv se objeví nová zpráva.
Dobré vědět:
Pro úřady žádná 10denní lhůta neexistuje. Jakmile zpráva přijde do datovky úřadu, považuje se za doručenou. Pro daňové řízení platí, že pokud vám úřady stanoví lhůtu, začíná běžet den po přihlášení nebo doručení do datové schránky.