Cestovními náhradami myslíme proplácení výdajů spojených s pracovní cestou. Vyplácí se u pracovních cest po České republice i do zahraničí.
Cestovní náhrady se skládají z několika složek:
- pevných sazeb stravného a popřípadě kapesného,
- jízdních výdajů,
- výdajů na ubytování,
- prokázaných nutných vedlejších výdajů, jako je např. parkovné, jízdné hromadnou dopravou, taxi, mytí vozu, náplň do ostřikovačů atd.
Pozor! Do nutných výdajů nepatří např. pokuty, výdaje za holiče či kadeřníka, nákup nové reprezentativní košile apod.
Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, a pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj. Od daně z příjmů a také od sociálního a zdravotního pojištění je u zaměstnance osvobozeno cestovné maximálně do limitu. Cestovní náhrady nad tento limit u zaměstnance podléhají dani z příjmů a odvodům sociálního a zdravotního pojištění. Daňová uznatelnost náhrad cestovních výdajů je vázána na podmínky stanovené zákoníkem práce a souvisejícími předpisy, proto je nutné provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit nároky zaměstnance, aby mohly být výdaje daňově účinné.
Záloha na služební cestu
Zaměstnavatel je povinen v souvislosti s poskytováním cestovních náhrad poskytnout zaměstnanci zálohu na cestovní náhradu až do její předpokládané výše, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak.
Forma poskytnutí zálohy není zákonem stanovena.
Záloha může být poskytnuta:
- v hotovosti
- zapůjčením firemní karty
- v podobě cestovního šeku
- převodem částky na účet zaměstnance
Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Zaměstnavatel je zase povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad, pokud se nedohodli na jiné době. Částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru
Kdo má na cestovní náhrady nárok
- Zaměstnanci v pracovním poměru, kteří mají uzavřenou pracovní smlouva se zaměstnavatelem
- Zaměstnanci na dohodu (DPP, DPČ)
V těchto případech musí být poskytnutí cestovních náhrad sjednáno ve smlouvě. Můžete to vyřešit standardizovanou přílohou. Nárok není ovlivněn velikostí pracovního úvazku.
- OSVČ a jejich spolupracující osoby, společníci v. o. s. a komplementáři k. s.
- Osoby, které sice nejsou zaměstnanci dle zákoníku práce, ale jsou považovány za osoby s příjmy ze závislé činnosti
Za příjmy ze závislé činnosti se považují například příjmy členů družstva za práci pro družstvo, příjmy společníků, jednatelů společností s ručením omezeným a komanditistů komanditních společností za práci pro tyto společnosti. Dobré vědět: Na cestovní náhrady máte nárok, i když vykonáváte funkci jednatele bezplatně. Nárok na cestovní náhrady musí být sjednán ve smlouvě o výkonu funkce.
Kdy je na cestovní náhrady nárok
Na cestovní náhrady vzniká nárok při vyslání zaměstnance na pracovní cestu zaměstnavatelem. Pokud jste OSVČ, můžete sami sebe vyslat na pracovní cestu. Pracovní cestou je míněno časově omezené vyslání zaměstnance na pracovní cestu mimo v pracovní smlouvě sjednané místo výkonu práce. Na pracovní cestu můžete zaměstnance vyslat pouze po dohodě se zaměstnancem.
Místo výkonu práce musí být obsaženo v pracovní smlouvě.
- V pracovní smlouvě může být sjednáno i více míst výkonu práce.
- Místem výkonu práce může být adresa zaměstnavatele, pobočka, provozovna, okres i celá Česká republika.
- Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
- Je-li místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.
Pozor! Poskytnutí cestovních náhrad při pracovní cestě zaměstnance je povinné, nikoli dobrovolné jako u příspěvku na stravování.
Zaměstnanci náleží vždy úplné cestovní náhrady včetně stravného a nelze se domluvit, že stravné nebude poskytnuto. To platí i v případě jednatele. Pokud má ve smlouvě zakotveno, že mu náleží cestovní náhrady, nelze vyplácet jen náhradu cestovních výdajů za použití soukromého automobilu, ale nevyplácet stravné.